Stedman Summaries #62
Hur blir man lyckad? (2/2, med recensioner av Getting Things Done och Deep Work)
Som fortsättning på temat hur man blir lyckad — eller i alla fall produktiv — kommer jag idag att recensera Getting Things Done och Deep Work. Den förstnämnda boken handlar om hur man kan få “ytligt” arbete gjort, sånt som behövs men inte kräver så mycket koncentration (t ex svara på mail), och den andra om motsatsen: “djupt” arbete, där vi verkligen tänker och skapar unikt värde.
Getting Things Done
Om Atomic Habits är som den lite flummiga psykologiläraren i gymnasiet så är Getting Things Done (“GTD”, på engelska, på svenska) av David Allen snarare den stränga tyskläraren. Boken har flera årtionden på nacken: när jag läste den första gång var den full med referenser till filofaxar och olika sorters pärmar. Men grundprinciperna är tidlösa och om möjligt ännu mer relevanta, nu när de flesta av oss får fler mail och har fler arbetsuppgifter att förhålla sig till än nånsin. Allt utgår från Allens — rimliga — övertygelse att hjärnan är till för att tänka, inte för att minnas långa att-göra-listor.
GTD-principerna är väldigt enkla, men imponerande i sin stringens. Gör följande steg kontinuerligt, men håll dem separata och blanda inte ihop dem:
Fånga, det vill säga skriv ner, alla problem, insikter och måsten som snurrar i huvudet, på så få ställen som möjligt. Författaren argumenterar övertygande för att ända sättet att undvika stress är att känna att man har koll på allt man ska göra, och inget kommer att falla mellan stolarna, men att man inte behöver ha något i huvudet.
Gå igenom det du har skrivit ner regelbundet och förtydliga om något måste göras, och i så fall vad du vill uppnå och vad som är den nästa konkreta arbetsuppgift. För varje grej du skrivit ner, fundera på om det kräver någon åtgärd alls. Annars kan du ignorera eller arkivera den (Delete), eller kanske samla i en mapp Nån gång/kanske-mapp där du samlar idéer (“lära mig spanska!”). Om något tar mindre än två minuter, gör det direkt (Do), annars skicka vidare till rätt person (Delegate) eller snooza till rätt tillfälle (Defer). Om du delegerar måste du ha en lista för att följa upp vad du väntar på att få tillbaka, och om du snoozar uppgiften behöver den antingen hamna på din kalender eller i en lista på kommande uppgifter.
Organisera större åtaganden i små steg, så du alltid har en nästa åtgärd som är en lagom stor arbetsuppgift. Strukturera gärna inte bara efter projekt, utan också vilken typ av arbetsuppgift: är det något du gör framför en dator, ett samtal på ringlistan eller något som kräver ostörd kreativitet. När du har ditt veckomöte med din chef är det bra att ha Saker att prata med chefen om-listan enkelt tillhanda. Och se till att ha olika listor för saker som måste göras på tisdag och saker som bara ska göras så fort som möjligt och gärna på tisdag.
Reflektera åtminstone en gång i veckan om du gör rätt saker. Har du till exempel börjat förbereda det där mötet som du har om två veckor?
Slutligen, engagera dig och sätt igång med den lämpligaste arbetsuppgiften, utifrån vad som är möjligt där du befinner dig just då, hur mycket tid och energi du har, och vad som är prioriterat. Har du gjort de fyra stegen innan korrekt så borde du vara trygg i att du lägger din tid på rätt saker.
En liknande metodik för mailhantering har blivit populär, som kallas “inbox zero”. Det sägs egentligen inte syfta efter på noll mail i inkorgen, utan att man ska lägga noll minuter på att grunna över sin inkorg, men de flesta som implementerar dem avslutar arbetsdagen med en tom inkorg. Här används samma fyra D som i GTD-konceptet: Delete, Do, Delegate eller Defer. Man vill undvika att slösa tid på att scrolla eller läsa igenom mail onödigt många gånger, utan bestäm snabbt hur ett mail ska hanteras och glöm sen bort den tills det är dags. Tänk OHIO: Only Hold It Once. För att man ska hinna med alla mail rekommenderas snabba och korta svar, eller inga alls om det inte behövs, men det viktigast är att snabbt gå igenom inkommande mail när man väl sätter sig med det.
(Ett liten utvikning: behöver man verkligen ha en tom inkorg? Du kanske tänker: om man är så betydelsefull och upptagen som jag, eller så kreativ som jag, eller har ett så oerhört smart alternativt system för att scanna igenom inkorgen, behövs det verkligen? Tja, det är säkert teoretiskt möjligt att ha en överfull inkorg och aldrig missa ett inkommande mail eller något man ska göra, men jag har nog aldrig sett någon som lyckats ;) Och i grunden handlar det ju lite om att använda alla verktyg på ett rationellt sett: om man kan välja att bläddra förbi ett mail en gång, vad kan det rimligtvis finnas för fördel att bläddra förbi det fem gånger? Om man kan välja att avsluta arbetsdan och känna att man har koll och inte oroar sig att man tappar nåt, varför skulle man inte vilja göra det? Slut på utvikning.)
Deep Work
En sak som däremot inte är rationellt är att hela tiden kolla sin mail — och det är där Deep Work (på engelska, på svenska) kommer in. Författaren Cal Newports tes är att förmåga att fokusera är en superkraft nu för tiden (bokens undertitel är Rules for focused success in a distracted world). Han argumenterar övertygande för att det blir mer och mer viktigt, samtidigt som det blir allt svårare. Att koncentrera sig gör att man lär sig nya saker snabbare, och man producerar bättre resultat som andra värdesätter. Och dessutom mår man bättre om man kan lära sig ignorera distraktioner och komma in ett flow.
Lite som i Atomic Habits försöker Newport gör lätt att göra rätt: skapa vanor och ritualer som hjälper dig åstadkomma djuparbete (t.ex. “jag börjar skriva direkt efter min första kopp kaffe på morgonen”). Newport uppmuntrar alla att hitta sin stil: vissa kanske är duktiga på att utnyttja tillfällen till fokus som dyker upp, andra mår bra att ha stående block i kalendern varje dag, vecka, eller delar av året. Djuparbete kan också ha olika intensitet: vissa sätter en (idag oftast virtuell) äggklocka i 25 minuter och fokuserar intensivt utan paus eller distraktioner, andra har hela dagar av djuparbete som innehåller promenader och nedtid utan planerade aktiviteter (men också utan sociala medier och annat som ger först mycket kickar).
Newport erkänner att alla kanske inte kan göra som Carl Jung och åka iväg flera veckor till ett stentorn på landet för att skriva, men menar att alla kan hitta fokustid i vardagen, om det så bara är enskilda timmar i taget. Och det är heller inte bara för excentriska vetenskapsmän: Bill Gates isolerar sig två veckor om året och bara tänker , och Daniel Ek promenerar och läser böcker någon timme varje morgon.
Den legendariske Harvard-professorn Clayton Christiansen har skrivit böcker om att företag lyckas genom att fokusera på sina Wildly Important Goals och kontinuerligt följa upp indikatorer som visar om man är rätt väg, och Newport menar att man som privatperson borde göra samma sak: välja ett fåtal mål som du kan uppnå genom djuparbete, räkna och visualisera hur många timmar du lyckas arbeta så varje vecka, och en gång i veckan gå igenom hur man lyckas ännu bättre kommande vecka.
Utöver att försöka åstadkomma djuparbete delar Newport tre andra regler:
Man ska lära sig ha tråkigt, och försöka vänja sig av att vara beroende av distraktioner. Om man alltid sätter igång med en aktivitet med hög stimuli (t.ex. kollar Facebook) så fort man blir lite uttråkad eller fastnar så kommer ens hjärna att vänja sig vid att den flykten och aldrig acceptera att ha tråkigt, och då blir det mycket svårare att koncentrera sig.
Han tycker att man bara ska använda Internet i väldefinierade block under dan, och gärna helt hoppa av sociala medier (iaf testa i en månad). Även om det har fördelar så överväger nackdelarna för många av oss, kanske med undantag om du jobbar som influencer. Och hellre planera in att se en film på kvällen än att sitta och surfa kattvideos på dan.
Han uppmanar också alla att försöka minska administrativa och praktiska moment i livet som inte kräver fokus (ytligt arbete) till så lite det bara går, och se till att du har fyra timmar varje dag för djuparbete. Det är lite samma sak som Timothy Ferriss är inne på i The 4-Hour Workweek: hur kan man antingen skippa eller outsourca saker i livet som tar tid, men inte för dig närmare dina mål?
Om du vill läsa mer om Deep Work har skrivit jag en mer detaljerad sammanfattning, väldigt ordagrant baserat på boken. Av de här tre böckerna skulle jag säga att den är den som är mest välskriven. Men läs alla tre, för du kommer att lära dig bra saker.
Att bli lyckad
OK, så man sätter upp konstruktiva vanor, lär sig hantera ytliga arbetsuppgifter effektivt, och tar sig tid till djupt arbete. Det är allt som krävs för att bli lyckad och framgångsrik? Nja, det kanske gör dig produktiv, och det är ju en superbra början.
Men framgång i livet kräver ju lite annat också. Vad? Kanske till exempel att du är optimist och fortsätter kämpa trots motgångar, att du rycks med i det du gör så att du jobbar hårt och kontinuerligt utvecklas, och att du lyckas inspirera och leda andra människor som vill jobba med och för dig, att du lyckas hitta en mening som håller din motivation uppe, och att du sätter och når dina mål.
Kombon av optimism, engagemang, relationer med andra, mening och resultat låter bekant? Receptet för att bli lyckad verkar förvånansvärt likt receptet för att bli lycklig som vi pratade om i förra utskicket:
Positive Emotions, Engagement, Relationships, Meaning och Achievements. (...) Träna på att få distans till dina tankar, uppskatta dig själv och var tacksam för att du får leva. Hitta en hobby, sport eller ett jobb som verkligen suger in dig. Prioritera att vara med och respektera människor. Hitta din plats i en större story om det samhälle du vill bidra till. Och våga sätta mål och tro på dem, och lägg dig till med vanor och beteenden som gör att du når dem.
Så kanske behöver du inte välja mellan att bli lycklig och lyckad? Men se till att välja produktiva vanor, hitta sätt att hantera alla ytliga uppgifter du måste göra utan att bli stressad, och ta dig tid att tänka och jobba fokuserat. Det är en bra bas du kommer du ha nytta av i alla sammanhang.
Det här var allt för idag.
Om du har vänner som du tror skulle gilla nyhetsbrevet, vidarebefordra det till dem eller tipsa dem om att prenumerera för att få framtida utskick (det är helt gratis!).
—Jacob